logo

Книга
ГУРУ Холодных звонков за 30 мин
Скачать бесплатно
Книга
7 точек взрывного роста бизнеса
Скачать бесплатно
Книга
9 простых способов увеличения продаж
Скачать бесплатно

Должностная инструкция офис-менеджера – обязанности, обучение, вакансии.

База знаний по продажам » Должностная инструкция офис-менеджера – обязанности, обучение, вакансии.
  • Если вам понравился этот материал, сообщите о нем своим друзьям
    в социальных сетях.

    Выполнение обязанностей согласно должностной инструкции – залог успешной работы офис-менеджера

     В этой должностной инструкции офис-менеджера вы найдете полный перечень обязанностей, программу обучения, а также готовый шаблон вакансии офис-менеджера.

    Офис-менеджер — это специалист, выполняющий важные управленческие и организаторские функции компании. От качества его труда зависит слаженность работы всего офиса. Однако, чтобы хорошо выполнять свои обязанности, офис-менеджеру необходимо четко придерживаться должностной инструкции. Ее содержание должно быть известно каждому работнику организации, ведь это самый главный рычаг эффективного управления персоналом

    Должностные обязанности офис-менеджера

    Желаете спокойствия и размеренности в организации труда? Проведите с офис-менеджером инструктаж о важности его служебных обязанностей, которые заключаются в следующем:
    1. Проводить организаторскую деятельность:

    •  закупка, учет, хранение канцелярский товаров, их инвентаризация и организация выдачи работникам;
    •  оформление платежных документов;
    •  проверка исправности офисной техники и организация нормальных условий труда персонала (соответствие санитарным условиям: освещение, температура и т.д.);
    •  документальный оборот: оформление, регистрация, а также хранение документов;
    •  проведение деловых переговоров и ведение деловой корреспонденции;
    •  встречи, приемы, регистрации и обслуживание гостей и клиентов офиса;
    •  обеспечение переговоров и конференций необходимыми материально-техническими ценностями;
    •  контроль обесточивания оборудования и офисной техники по окончанию рабочего дня.

    2. Выполнять руководящие функции:

    •  управление курьерами, водителями и распределение обязанностей между ними. Произведение оценку качества их работы и контроль исполнения поставленных задач;
    •  разработка правил поведения в офисе, выдача бейджиков работникам;
    • контролировать соответствие внешнего вида работников установленным стандартам;
    • руководить работой операторов на телефоне (прием входящих, исходящих звонков, переадресация и отправка телефонограмм) и следить за грамотностью их речи.

    3. Руководить трудовой дисциплиной:

    • составление распорядка работы;
    • ведение, учет и анализ нарушений дисциплины и разработка предупредительных мер;
    • назначение материально ответственных лиц во время передачи от одного работника к другому материальных ценностей;
      оказание в случае надобности помощи работникам при возникновении конфликтных ситуаций в коллективе;
    • разработка и внедрение методов мотивации и систем ответственности за нарушение дисциплины.

    4. Ответственно выполнять поручения руководства:

    •  печатать служебные материалы, которые нужны руководству, а также следовать другим указаниям непосредственного руководителя организации.

    Разумеется, что для качественного выполнения такого огромного перечня должностных обязанностей, человек должен соответствовать определенным требованиям. К обязательным условиям при приеме на работу офис-менеджера следует отнести:

    1. наличие высшего профессионального образования без требований к опыту работы или среднего профессионального образования с обязательным стажем работы офис-менеджером до двух лет;
    2. презентабельный внешний вид;
    3. коммуникабельность, пунктуальность, грамотность, чувство такта, организаторские способности.

    Для продуктивной и стабильной работы на предприятии офис-менеджеру необходимо обладать определенными навыками и умениями. Вот их основной перечень:

    1. знание конституции и действующего законодательства касательно делопроизводства, трудового и административного права;
    2. компетентность в вопросах этики делового общения и переписки;
    3. уверенное пользование компьютером, в частности теми электронными программами, которые нужны при ведении документооборота;
    4. обладание навыками пользования оргтехникой;
    5. владение техникой скоростного набора.

    Несмотря на то, что должность офис-менеджера достаточно молода на рынке труда, ее востребованность сложно переоценить.  Потребность в квалифицированных специалистах этой сферы возрастает с каждым днем, а претендующие на вакансию не всегда имеют соответствующее образование и опыт. Для решения этих проблем существуют различные программы обучения. 

    1379164567_26.rezyume-ofis-menedzhera

    Как научить должности офис-менеджера «с нуля»

    Для начинающих специалистов в сфере офисного управления существуют различные курсы. В среднем, их программа рассчитана на продолжительность от 60-120 академических часов, и проводиться как в групповой, так и в индивидуальной форме.
    В учебных центрах слушателям предлагаются лекции, презентации, семинары, а также практические занятия для закрепления полученных знаний. Теоретическая подготовка охватывает темы, касающиеся понятий письменной культуры и этикета делового общения, самоорганизации.  Изучаются основные понятия делопроизводства, правильного оформления служебных документов, архивного дела и номенклатуры.
    Поскольку на офис-менеджера часто возлагаются задачи, касающиеся кадрового делопроизводства, в процессе занятий следует усвоить  понятия документального оформления по личному составу (приказы, должностные инструкции, трудовые распорядки).
    Значительное место во время обучения отводится компьютерной грамотности. В этом разделе производиться анализ данных, работа с шаблонами, затрагиваются вопросы касательно защиты документов и разработки мер безопасности. С помощью предварительно заготовленных форм, проходят практические занятия, которые заключаются в оформлении документов, составлении актов и писем.

    Составляя вакансию или подыскивая работу в этой сфере, следует знать, что альтернативными названиями должности офис-менеджера могут быть: администратор, секретарь руководителя, помощник руководителя, делопроизводитель.

    Каким же может быть объявление о вакансии офис-менеджера? Ниже приведен приблизительный бланк.

     Пример объявления о вакансии офис-менеджера:


     Ищем грамотного и толкового офис-менеджера для работы в дружном коллективе.
    Если вы амбициозный и целеустремленный человек, желающий продвижения по карьерной лестнице, мы будем рады видеть вас в нашей команде. Приходите к нам на собеседование, но знайте:
    1. Мы требовательно относимся к работе сотрудников, потому что хотим быть лучшими.
    2. Мы постоянно учимся новому и стремимся к саморазвитию.
    3. Мы предлагаем достойную оплату труда только успешным, ответственным и пунктуальным работникам.
    Возможности, которые вы получите с нами:
    1. Приобретение практических навыков в компании, занимающей лидирующие позиции на рынке.
    2. Обучение под руководством лучших специалистов компании.
    3. Конкурентоспособную заработную плату.
    4. Участие в интересных проектах, конференциях, тренингах.
    Вашими основными задачами будут:
    · решать организаторские вопросы офиса (заказ и учет канцелярии, продовольствия и пр.);
    · производить регистрацию входящей/исходящей корреспонденции;
    · вести деловую переписку;
    · подготавливать приказы по личному составу;
    · проводить телефонные переговоры с клиентами.
    Наши требования к соискателю:
    · высшее образование;
    · пунктуальность;
    · коммуникабельность и организаторские способности;
    · грамотность.
    Вознаграждение:
    Заработная плата состоит из фиксированной ставки и премии по результатам вашей работы. Чем больше вы вкладываете в свой труд — тем выше оплата.
    Если вы целеустремленный и активный человек, то присоединяйтесь к нашей команде и развивайтесь вместе с нами!

    P.S.Если вам понравился этот материал, сообщите о нем своим друзьям
    в социальных сетях.
  • Должностная инструкция линейного менеджера, дарящая успех! Должностная интсрукция директора филиала Человеческие должностные инструкции - как правильно составить + 15 готовых образцов Должностная инструкция старший продавец

    Комментарии