В этой должностной инструкции администратора отдела продаж, изложенной в простой и понятной форме, вы найдете полный перечень обязанностей, приблизительную программу обучения и образец объявления о вакансии на должность администратора отдела продаж.
Должностные обязанности администратора отдела продаж
Главная задача администратора отдела продаж состоит в поддержке эффективной деятельности отдела и качественной коммуникации с клиентами. Для этого администратору поручается выполнение трех важных функций:
- Контроль выполнения договоров.
- Поддержка деловых отношений с клиентами.
- Информирование клиентов.
Крупным торговым организациям нужен администратор отдела сбыта для решения организационных вопросов, которые являются неотъемлемой частью эффективных продаж. Эта должность может иметь альтернативные названия, например:
- ассистент менеджера по продажам;
- секретарь отдела сбыта;
- помощник менеджера по работе с клиентами.
В рамках должностной инструкции в обязанности администратора отдела продаж входят:
- Ведение документооборота:
- регистрировать договора с клиентами;
- составлять протоколы совещаний;
- следить за соблюдением сроков оплаты и наличием документов согласно договорам;
- оформлять справки, доклады, визы, дополнительные соглашения, финансовые счета и другие документы по поручению руководства.
2. Контроль процесса отгрузки товаров клиентам.
3. Прием и переадресация входящих звонков.
4. Прием претензий и заявок от клиентов.
При выборе сотрудников на вакантную должность администратора отдела продаж, работодатели используют стандартные требования к кандидату. К ним можно отнести:
- Образование (не ниже средне — специального).
- Стаж работы на аналогичной должности (желательно от одного до трех лет).
- Позитивные личные качества:
- ответственность;
- коммуникабельность;
- грамотность;
- доброжелательность;
Соискатель, претендующий на вакансию администратора отдела продаж должен сам правильно соизмерять свои возможности и иметь определенные знания в этой сфере.
Администратор отдела продаж должен знать:
Навыки, которыми должен обладать администратор отдела продаж
Вступив в должность, администратору необходимо постоянно работать над совершенствованием своих умений и навыков, к которым относиться:
- умение свободно общаться с клиентами и устанавливать позитивный настрой;
- способность адекватно воспринимать и использовать конструктивную критику в свой адрес;
- умение работать в ритме многозадачности.
Обучение должности администратора отдела продаж
В случае если необходимо быстро обучить человека должности администратора отдела продаж «с нуля», следует выбрать подходящую программу подготовки. Вот основные варианты подготовки будущего сотрудника:
- специальные тренинги;
- дистанционные курсы;
- обучение под руководством приглашенного тренера;
- подготовка под руководством опытного сотрудника компании, выбранного в качестве наставника.
Программа обучения должна включать:
- Теоретические основы профессии.
- Знакомство с основными правилами трудовой дисциплины.
- Изучение компьютерных программ, необходимых для работы.
- Обучение основам делопроизводства.
- Практические занятия.
Длительность обучения, в среднем, от двух недель до двух месяцев в зависимости от выбора программы и места обучения.
Вариант объявления о вакансии администратора отдела продаж
Крупная торговая компания объявляет конкурс на вакантную должность «администратор отдела сбыта».
Мы предлагаем:
- перспективу карьерного роста;
- достойную оплату труда;
- интересную работу в молодом, дружном коллективе;
Наши требования к будущему сотруднику:
- желательно наличие высшего образования;
- опыт работы от 1-го года;
- целеустремленность;
- активность;
- общительность.
Приглашаем всех желающих работать в нашей компании на собеседование. Будем рады видеть в нашей команде активных и целеустремленных сотрудников.
