Выполнение обязанностей согласно должностной инструкции – залог успешной работы офис-менеджера
В этой должностной инструкции офис-менеджера вы найдете полный перечень обязанностей, программу обучения, а также готовый шаблон вакансии офис-менеджера.
Офис-менеджер — это специалист, выполняющий важные управленческие и организаторские функции компании. От качества его труда зависит слаженность работы всего офиса. Однако, чтобы хорошо выполнять свои обязанности, офис-менеджеру необходимо четко придерживаться должностной инструкции. Ее содержание должно быть известно каждому работнику организации, ведь это самый главный рычаг эффективного управления персоналом
Должностные обязанности офис-менеджера
Желаете спокойствия и размеренности в организации труда? Проведите с офис-менеджером инструктаж о важности его служебных обязанностей, которые заключаются в следующем:
1. Проводить организаторскую деятельность:
- закупка, учет, хранение канцелярский товаров, их инвентаризация и организация выдачи работникам;
- оформление платежных документов;
- проверка исправности офисной техники и организация нормальных условий труда персонала (соответствие санитарным условиям: освещение, температура и т.д.);
- документальный оборот: оформление, регистрация, а также хранение документов;
- проведение деловых переговоров и ведение деловой корреспонденции;
- встречи, приемы, регистрации и обслуживание гостей и клиентов офиса;
- обеспечение переговоров и конференций необходимыми материально-техническими ценностями;
- контроль обесточивания оборудования и офисной техники по окончанию рабочего дня.
2. Выполнять руководящие функции:
- управление курьерами, водителями и распределение обязанностей между ними. Произведение оценку качества их работы и контроль исполнения поставленных задач;
- разработка правил поведения в офисе, выдача бейджиков работникам;
- контролировать соответствие внешнего вида работников установленным стандартам;
- руководить работой операторов на телефоне (прием входящих, исходящих звонков, переадресация и отправка телефонограмм) и следить за грамотностью их речи.
3. Руководить трудовой дисциплиной:
- составление распорядка работы;
- ведение, учет и анализ нарушений дисциплины и разработка предупредительных мер;
- назначение материально ответственных лиц во время передачи от одного работника к другому материальных ценностей;
оказание в случае надобности помощи работникам при возникновении конфликтных ситуаций в коллективе; - разработка и внедрение методов мотивации и систем ответственности за нарушение дисциплины.
4. Ответственно выполнять поручения руководства:
- печатать служебные материалы, которые нужны руководству, а также следовать другим указаниям непосредственного руководителя организации.
| Разумеется, что для качественного выполнения такого огромного перечня должностных обязанностей, человек должен соответствовать определенным требованиям. К обязательным условиям при приеме на работу офис-менеджера следует отнести: |
- наличие высшего профессионального образования без требований к опыту работы или среднего профессионального образования с обязательным стажем работы офис-менеджером до двух лет;
- презентабельный внешний вид;
- коммуникабельность, пунктуальность, грамотность, чувство такта, организаторские способности.
Для продуктивной и стабильной работы на предприятии офис-менеджеру необходимо обладать определенными навыками и умениями. Вот их основной перечень:
- знание конституции и действующего законодательства касательно делопроизводства, трудового и административного права;
- компетентность в вопросах этики делового общения и переписки;
- уверенное пользование компьютером, в частности теми электронными программами, которые нужны при ведении документооборота;
- обладание навыками пользования оргтехникой;
- владение техникой скоростного набора.
Несмотря на то, что должность офис-менеджера достаточно молода на рынке труда, ее востребованность сложно переоценить. Потребность в квалифицированных специалистах этой сферы возрастает с каждым днем, а претендующие на вакансию не всегда имеют соответствующее образование и опыт. Для решения этих проблем существуют различные программы обучения.
Как научить должности офис-менеджера «с нуля»
Для начинающих специалистов в сфере офисного управления существуют различные курсы. В среднем, их программа рассчитана на продолжительность от 60-120 академических часов, и проводиться как в групповой, так и в индивидуальной форме.
В учебных центрах слушателям предлагаются лекции, презентации, семинары, а также практические занятия для закрепления полученных знаний. Теоретическая подготовка охватывает темы, касающиеся понятий письменной культуры и этикета делового общения, самоорганизации. Изучаются основные понятия делопроизводства, правильного оформления служебных документов, архивного дела и номенклатуры.
Поскольку на офис-менеджера часто возлагаются задачи, касающиеся кадрового делопроизводства, в процессе занятий следует усвоить понятия документального оформления по личному составу (приказы, должностные инструкции, трудовые распорядки).
Значительное место во время обучения отводится компьютерной грамотности. В этом разделе производиться анализ данных, работа с шаблонами, затрагиваются вопросы касательно защиты документов и разработки мер безопасности. С помощью предварительно заготовленных форм, проходят практические занятия, которые заключаются в оформлении документов, составлении актов и писем.
Составляя вакансию или подыскивая работу в этой сфере, следует знать, что альтернативными названиями должности офис-менеджера могут быть: администратор, секретарь руководителя, помощник руководителя, делопроизводитель.
Каким же может быть объявление о вакансии офис-менеджера? Ниже приведен приблизительный бланк.
Пример объявления о вакансии офис-менеджера:
Если вы амбициозный и целеустремленный человек, желающий продвижения по карьерной лестнице, мы будем рады видеть вас в нашей команде. Приходите к нам на собеседование, но знайте:
1. Мы требовательно относимся к работе сотрудников, потому что хотим быть лучшими.
2. Мы постоянно учимся новому и стремимся к саморазвитию.
3. Мы предлагаем достойную оплату труда только успешным, ответственным и пунктуальным работникам.
Возможности, которые вы получите с нами:
1. Приобретение практических навыков в компании, занимающей лидирующие позиции на рынке.
2. Обучение под руководством лучших специалистов компании.
3. Конкурентоспособную заработную плату.
4. Участие в интересных проектах, конференциях, тренингах.
Вашими основными задачами будут:
· решать организаторские вопросы офиса (заказ и учет канцелярии, продовольствия и пр.);
· производить регистрацию входящей/исходящей корреспонденции;
· вести деловую переписку;
· подготавливать приказы по личному составу;
· проводить телефонные переговоры с клиентами.
Наши требования к соискателю:
· высшее образование;
· пунктуальность;
· коммуникабельность и организаторские способности;
· грамотность.
Вознаграждение:
Заработная плата состоит из фиксированной ставки и премии по результатам вашей работы. Чем больше вы вкладываете в свой труд — тем выше оплата.
Если вы целеустремленный и активный человек, то присоединяйтесь к нашей команде и развивайтесь вместе с нами!
